各區縣住建局、發改委，西咸新區住建局、發改委，各開發區住建管理部門、發改部門，各招標人和招標代理機構：
為規范我市房屋建筑和市政基礎設施工程（以下簡稱“工程”）招投標檔案管理，統一招標投標過程中檔案資料的收集、整理和歸檔標準，依據《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國檔案法》、國家標準《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328—2019）等有關法律、法規，結合我市實際，現就做好工程招標投標檔案管理工作通知如下：
一、本通知所稱房屋建筑和市政基礎設施工程項目招投標檔案（以下簡稱招投標檔案），是指納入建設行政主管部門監管范圍的工程項目在招投標活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。主要包括：工程招標投標活動中的招標、投標、開標、評標、定標和中標的各類資料；處理異議和投訴過程中的各類資料；現場取證和組織質證活動中的各類資料；其他應歸檔的各類資料。
二、各級招標監管部門、建設單位（招標人）、工程招標代理機構負責本單位招投標檔案收集、整理、匯總工作，并對檔案資料的完整性和真實性負責。實行電子化招標的工程招標投標活動過程形成的電子資料由市公共資源交易中心負責收集，并推送至交易平臺供招標人或其委托代理機構下載。
三、各級招標監管部門、建設單位（招標人）、工程招標代理機構應安排專人負責本單位工程招投標檔案管理，檔案管理人員應遵守檔案管理的有關法律、法規和規章制度。
四、各級招標監管部門的項目經辦人應在監管過程中及時收集、整理、保存需要存檔的各類資料，將各自收集齊全的歸檔資料交本單位檔案管理人員。經辦人發生變化時，應當做好交接工作。
五、各級招標監管部門負責整理的招投標檔案應當包括如下內容,并按順序組卷存檔（詳見附件招投標監管機構卷內目錄式樣），存檔期為5年。
六、建設單位和工程招標代理機構負責整理的招投標檔案應當包括如下內容,并按順序組卷存檔（詳見附件建設單位和工程招標代理機構卷內目錄式樣），存檔期為15年。未中標單位的資格預審申請文件、投標文件應當自合同簽訂之日起，保存六個月后方可處理。
實行電子化招標的工程，組卷存檔內容可為電子資料。
七、工程招標代理機構的項目經辦人應在招標項目代理過程中及時收集、整理、保存所有需要歸檔的各種招投標資料，在完成其招標代理工作任務或招標人和中標人簽訂書面合同后，并在投標有效期內將組卷歸檔的招投標檔案資料一式兩份分別移交本單位檔案管理人員和建設單位檔案管理人員。工程招標代理機構向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。
八、各單位檔案管理人員在收到歸檔的招標投標資料后，應及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、驗收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應符合國家標準《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2019）的要求。
九、市公共資源交易中心負責保存工程招投標過程中在工程招投標交易、服務、監管電子化平臺所形成的各種文字、數字、圖紙、圖表、聲像等電子資料及相關影像資料，保存期限為15年。
十、歸檔的招投標文件材料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，需要單位或個人簽字蓋章的，其簽字蓋章手續應完備，并應采用碳素墨水、藍黑墨水等耐久性強的書寫材料，不得使用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。計算機輸出文字和圖件應使用激光打印機，不應使用色帶式打印機、水性墨打印機和熱敏打印機。所有存檔的文件材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297㎜×210㎜）。圖紙宜采用國家標準圖幅。
十一、歸檔的招投標電子文件應采用下表所列開放式文件格式或通用格式進行存儲。專用軟件產生的非通用格式的電子文件應轉換成通用格式。
歸檔的招投標電子文件應包含元數據，保證文件的完整性和有效性。元數據應符合現行行業標準《建設電子檔案元數據標準》CJJ/T187的規定。
歸檔的招投標電子文件應采用電子簽名等手段，所載內容應真實和可靠。其內容必須與其紙質檔案一致。
存儲移交電子檔案的載體應經過檢測，應無病毒、無數據讀寫故障，并應確保接收方能通過適當設備讀出數據。
十二、招投標檔案原則上只為招標人（招標代理機構）、投標人以及有關行政執法部門、紀檢監察部門、司法機關等提供查詢服務。招標人（招標代理機構）只能查閱本單位招標項目檔案，投標人只能查閱本單位的投標文件。查閱、摘抄或復印招投標檔案資料，必須履行批準、登記手續,并出具單位介紹信或委托書。查閱檔案時，必須精心愛護，不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。
十三、各級招投標監管部門應將招投標檔案管理作為“雙隨機、一公開”檢查內容之一，對存在管理制度不健全、管理工作不重視、檔案不完整等問題的招標人或招標代理機構，應要求其立即整改，情節嚴重的作為不良行為計入企業信用檔案。
十四、建設行政部門執法檢查時，招標人、招標代理機構應主動配合出示檔案。
十五、任何單位和個人不得擅自損毀存檔備查的招標投標檔案。資料達到保存期限需要銷毀的，應當按照相關規定處理。銷毀招標投標檔案必須登記造冊。
西安市住房和城鄉建設局 西安市發展和改革委員會
2022年3月21日
